Software Pengadaan Barang Digital

Berkembangnya teknologi internet menjadikan segala sesuatunya bisa dilakukan secara digital, termasuk proses pengadaan barang atau procurement. Kini procurement lebih dikenal dengan istilah e-procurement. Istilah e-procurement mulai dikenal luas dan diterapkan pada banyak perusahaan semenjak perkembangan teknologi yang semakin pesat. Perlu dipahami kembali, e-procurement adalah proses pengadaan barang yang dibutuhkan pada sebuah bisnis dan dijalankan secara digital. Lebih dalam dari proses pembelian barang secara online, e-procurement terdiri dari aktivitas pemesanan, pemilihan vendor, penentuan syarat pembayaran, seleksi barang, melakukan kontrak, pembelian barang, hingga pembuatan laporan. Jika pada procurement konvensional dibutuhkan koordinasi dan pencatatan secara manual untuk proses purchase, invoice, kontrak, dan lain sebagainya, pada e-procurement semua dilakukan menggunakan software pengadaan barang digital.

Baca juga : Software Pengadaan Barang Digital

Perubahan dari procurement konvensional ke sistem e-procurement bukan tanpa alasan. Hal ini didasari oleh beberapa faktor yang dinilai sebagai kelemahan sistem procurement konvensional. Faktor-faktor tersebut, seperti pesanan menjadi berulang, terlalu banyak dokumen kertas atau berkas-berkas yang menumpuk, terlalu banyak supplier yang harus diorganisir, hingga waktu pelaksanaan yang memakan waktu yang lama. Selain itu, procurement konvensional juga membuat data inventaris tidak akurat karena sangat mungkin membuka peluang human error. Tentu tidak demikian halnya dengan sistem e-procurement yang segala prosesnya sudah diatur secara otomatis oleh software pengadaan barang digital.

Procurement konvensional juga perlu melalui beberapa tahapan dalam pengesahan. Artinya, pengesahan dibutuhkan dari banyak pihak dengan level yang berbeda-beda. Sehingga, prosesnya terlalu berbelit-belit dan kurang sejalur. Bahkan, beberapa proses kerapkali terlewat atau terabaikan karena kecenderungan mengatasi pekerjaan yang dianggap darurat terlebih dahulu. Dengan segala kelemahan ini, procurement konvensional seringkali dianggap kurang efektif dan efisien di masa kini, karena kebutuhan perusahaan juga sudah semakin dinamis. Hanya saja, jika ingin menerapkan e-procurement, sebaiknya gunakan software pengadaan barang digital yang tepat guna, terbaik, dan berpengalaman. Sehingga, tercipta transparansi mulai dari level atas perusahaan hingga level bawah. Software e-procurement yang tepat akan mendukung perkembangan dan kemajuan perusahaan.